METROPOLITAN.ID - Perubahan ritme operasional bisnis yang cepat, menuntut tim untuk beradaptasi dengan metode kerja yang efisien. Tetapi, masih banyak bisnis yang terpaku pada proses manual, sehingga mereka menghabiskan waktu, rentan kesalahan, dan kurang fleksibel ketika ada lonjakan permintaan. Workflow automation dalam CRM dapat menjadi solusi untuk menghadapi hambatan tersebut.
Bukan hanya mengubah pencatatan tugas menjadi digital saja, tapi juga membangun sistem operasional yang akurat, terukur dan responsif. Artikel ini akan mengupas langsung, bagaimana workflow automation dalam CRM dapat memengaruhi operasional bisnis.
Memahami Alur Kerja Bisnis dan Potensi Otomatisasinya
Alur kerja (workflow) bisnis seringkali terbentuk secara organik melalui kebiasaan. Cara tersebut kemudian dipertahankan, karena anggapan bahwa cara lama selalu berhasil. Lalu, bagaimana jika di kemudian hari muncul inefisiensi? Apakah bisnis akan diam saja? Proses workflow automation dalam CRM akan membantu bisnis memetakan ulang (remapping) tahapan kerja tersebut. Menghilangkan tahapan yang tidak perlu dan memastikan konsistensi proses atau alur kerja bisnis.
Identifikasi bottleneck dalam alur kerja tradisional
Bottleneck terjadi ketika salah satu tahapan berjalan lebih lambat dibandingkan tahapan lain, menyebabkan keseluruhan proses mengalami hambatan. Untuk mengidentifikasi bottleneck ini, bisnis perlu melakukan serangkaian evaluasi yang kritis untuk mengungkap celah otomatisasi, meliputi:
- Tugasmana yang membutuhkan input data secara berulang?
- Bagianmana yang selalu bergantung pada proses pengecekan manual?
- Keputusanapa yang tertunda karena minimnya data?
Peran CRM sebagai pusat otomatisasi alur kerja
Sistem CRM modern (customer relationship management) dapat difungsikan sebagai pusat komando (command center) yang menghubungkan aktivitas lintas departemen. Sistem ini melaksanakan aturan otomatis berdasarkan logika bisnis yang spesifik. Dengan menggunakan CRM, proses administratif seperti penugasan, pengingat, validasi data, dan pelaporan dapat dilakukan secara otomatis. Dengan demikian, bisnis akan memiliki satu sumber informasi yang terpadu (single source of truth) dan proses operasional yang konsisten.
Otomatisasi yang Meningkatkan Produktivitas Tim Sales
Aktivitas penjualan seringkali melibatkan banyak proses repetitif yang memakan waktu, seperti follow-up atau pembaruan status sistem. Meski tidak berdampak langsung pada proses penutupan penjualan, proses ini tetap harus berjalan agar pipeline tetap sehat. Otomatisasi CRM mengurangi beban kerja dengan mengambil alih tugas-tugas tersebut.
Otomatisasi tugas follow-up dan penugasan lead
Keterlambatan tindak lanjut (follow-up) adalah penyebab utama prospek kehilangan minat.Bisnis dapat menggunakan otomatisasi CRM untuk menciptakan aturan otomatis berdasarkan perilaku prospek. Misalnya, mengirimkan notifikasi pengingat kepada tim untuk segera follow-up atau mendistribusikan penugasan prospek ke beberapa anggota tim secara otomatis. Pendistribusian penugasan prospek dapat diatur berdasarkan kriteria tertentu, seperti wilayah geografis, bahasa, beban kerja tim, serta lead scoring.
Sinkronisasi data antar-departemen secara otomatis
Perbedaan data yang dimiliki tim marketing, sales, dan customer service seringkali memicu kesalahpahaman fatal. CRM menyinkronkan data secara otomatis, memastikan status prospek, catatan interaksi dan perubahan tahap pipeline diperbarui secara real-time. Dengan demikian, perubahan data dan informasi menjadi lebih transparan, mempercepat proses pengambilan keputusan dan meminimalisasi konflik koordinasi antar departemen.