“Oleh karena itu perlu dibuat suatu sistem yang menangani pengolahan data surat menyurat mulai dari pencatatan dan pengarsipan surat masuk, pembuatan disposisi sebagai bahan agenda kegiatan harian yang ada di kecamatan cibinong, pembuatan nomor surat keluar berbasis web. Dengan sistem tersebut, diharapkan bisa meningkatkan kinerja Kecamatan Cibinong. Pembuatan sistem tersebut diharapkan bisa mengolah data tanpa memakan waktu yang lama dan bisa diolah di tempat manapun. Selain itu, diharapkan sistem ini bisa menghasilkan pelaporan yang akurat yang bisa digunakan sebagai hasil evaluasi,” tegas dia.
Acep mengatakan, aplikasi berbassi web yang dinamakan Bagela.site akan mendigitalisasi pengarispan manual yang mudah hilang dan sulit di cari. Kemudian menghindari penulisan ganda dalam pencatatan di buku besar yang selama ini dilakukan secara manual.
Disposisi surat manual yang kerap membuat tercecernya surat dan tidak sampai ke yang didisposikan juga dapat dihindari.
“Agenda kegiatan digital akan memberikan notifikasi dispose tiap bagian atau pengelola surat,” kata dia
Selain itu, pelaporan manual yang sering tidak akuratnya jumlah karena dihitung satu persatu berdasarkan buku besar surat masuk juga diminimalisir karena pelaporan digital lebih akurat dan sesuai dengan jumlah.
Baca Juga: Angka Kemiskinan Masih Tinggi, Komisi IV DPRD Kota Bogor Semprot Kinerja TKPKD
Aplikasi ini juga akan mengatasi persoalan surat keluar, mulai dari penomoran yang mengunakan buku besar dan dicatat secara manual akan dilakukan secara system dan tidak memungkinkan terjadi ganda dalam penomoran
Penandatanganan secara manual yang menghambat dalam kegiatan jika pimpinan tidak ditempat juga tidak akan terjadi lagi karena penandatangan secara elektronik dapat di lakukan di manasaja dan real time.
Pengarispan manual yang mudah hilang dan sulit di cari juga tidak akan terjadi lagi karen pengarsipan digital mempermudah dalam pencarian surat.
Baca Juga: Kejari Ungkap Kades Bermasalah Didominasi oleh Kasus Korupsi Samisade
“Mempermudah pelayanan dan tertib administari dalam pengelolaan surat, surat keluar, agenda kegiatan yang lebih terta, dispose surat yang lebih terarah dan sebagai pendukung penomoran surat keluar tanda tangan elektronik,” kata dia.
Acep menambahkan inovasi buku agenda elektronik ini juga merupaka bagian untuk membantu pemerintah dalam industry 4.0 yakni SDM go Digital. Aplikasi ini akan mmpermudah penomoran surat secara digital, meminimalisir penomor ganda dalam surat keluar, mengurangi penggunaan kertas (Paperless), menata kegiatan yang lebih terstruktur dan agenda kegiatan digital, biaya operasional lebih rendah.
“Bagi Aparatur Kecamatan Cibinong aplikasi berbasis web ini dapat membuat terlaksananya tanggung jawab yaitu tugas pokok dan fungsi dalam bagian ke sekeretariatan di kacamatan cibinong, mempermudah pelayanan dan tertip administrasi, mengurangi penggunan kertas, mensuport aplikasi Tanda Tangan Elektronik, dan memetakan agenda kegiatan yang lebih terarah dan teratur dan basis data elektronik,” tandas dia.***
